Los empleados de una empresa pueden contribuir al mantenimiento de ordenadores de muchas maneras, pues aunque no posean conocimientos informáticos específicos están frente a ellas la mayor parte del tiempo. El uso que hagan del software y el hardware puede hacer que la vida útil de la máquina sea la establecida o, por el contrario, que se desgaste antes de tiempo.
En la medida en que nos hemos acostumbrado a convivir con los ordenadores hemos dejado de verlos como artefactos delicados para concebirlos como un mueble más. Es cierto que los fabricantes se han esmerado por hacerlos más resistentes, pero los circuitos que contienen continúan siendo frágiles y por lo tanto hay que tratarlos con cuidado.
Una de las prácticas que se debe evitar es comer en el escritorio, pues las migajas pueden introducirse en el equipo y causar daños en los componentes electrónicos. También se deben evitar los golpes fuertes, especialmente en los ordenadores portátiles. Para estos últimos lo ideal es que si se van a llevar a otro lado estén dentro de un morral o mochila acolchados.
El mantenimiento de los ordenadores también involucra el software. Aquí la contribución más importante de los empleados es observar buenas prácticas de navegación en Internet. Evitar el acceso a sitios cuyo enlace haya sido enviado por remitentes desconocidos a través de correo electrónico, no descargar archivos extraños ni entrar a sitios que se vean sospechosos son algunas de las medidas que pueden adoptar. Además de esto deben evitar instalar software obtenido de fuentes no certificadas, en caso de que tengan este permiso.
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