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En este blog tratamos temas de mantenimiento y seguridad informática, pero ninguno presenta tanta importancia como la realización programada de copias de seguridad. Se trata de un tema especialmente delicado para las empresas, siendo imprescindible para ellas mantener la integridad de los datos que manejan a pesar de que se hayan producido fallos en los sistemas, cortes en el suministro eléctrico u otro tipo de imprevistos.

Para estos casos la importancia de un buen backup (seguro, fiable y regular) es vital para conservar las posibles bases de datos de clientes, productos, así como documentos de facturación que puedan perjudicar la contabilidad anual de la compañía.

Con el propósito de concienciar a la sociedad y particularmente en el ámbito empresarial acerca de las copias de seguridad, se ha constituido el Día Mundial del Backup, que se celebra anualmente cada 31 de Marzo. Se trata de una fecha en la que los expertos inciden en la necesidad de buenos sistemas de respaldo de ficheros para salvaguardar el estado financiero y de datos de las empresas, sea cual sea su tamaño.

En este sentido, la diversidad de productos tecnológicos capaces de almacenar datos de cualquier tipo (smartphones, tablets, cámaras digitales…) sólo aumenta las posibilidades de pérdida de información en casos como los mencionados anteriormente, u otros muy comunes como el robo de equipos o el fallo por el uso continuo durante el tiempo.

Según encuestas actuales sobre el uso de esta tecnología de backup, más del 70% de los usuarios confiesan no realizar backups periodicamente, situación especialmente comprometida para las empresas con datos sensibles en sus discos duros.

 

Para realizar de manera adecuada una copia de seguridad, hay que tener en cuenta estos 3 factores:

Necesidad particular del usuario: Según la cantidad de ficheros que se deseen conservar prioritariamente, existen multitud de soluciones software para implementar el servicio de backup. Si se trata de una copia de seguridad completa del equipo, es conveniente establecer un software específico destinado a ese propósito, de forma que realice un respaldo de los datos de forma programada y automática, sin necesidad de intervenir para nada en el proceso. Por otro lado, si el número de archivos es menor, y responde a unas necesidades más modestas de los usuarios, esa copia de seguridad puede realizarse manualmente copiandolos a un dispositivo externo de almacenamiento.

Tipo de soporte de almacenamiento: Para elegir el medio en el que se desea almacenar las copias de seguridad es fundamental conocer los recursos de cada empresa o usuario, para determinar con precisión el sistema que mejor se adapte a las exigencias de los datos. Para almacenar gran cantidad de datos se recomiendan equipos de salvado en cinta, o discos duros en rack con mucha capacidad. Estos dispositivos resultas más caros pero permiten mantener una gran cantidad de datos y que prevalezcan durante mucho más tiempo. Otro tipo de medios disponibles pueden ser los DVD, dispositivos USB (discos duros externos o pendrives), discos SSD o almacenamiento en la nube (datos almacenados en servidores remotos en Internet). Estos últimos soportes resultan mucho más económicos con bastante integridad de datos, pero como inconveniente se encuentra su relativa corta vida, que puede llegar a causar pérdida de datos al deteriorarse físicamente (como el caso de los discos ópticos) o al perder el control del almacenamiento hacia terceros (almacenamiento en servidores cloud).

Periodicidad del backup: Dependiendo del nivel de importancia que tengan los datos que genera la empresa diariamente, será necesario programar copias de seguridad más o menos a menudo. Lo habitual es realizarlas semanalmente o cada cierto número de días, dado que es un proceso largo que requiere de poder de cómputo de máquina, por esa razón se suele realizar cuando los empleados o usuarios no están presentes (para no entorpecer su labor mientras se guardan ficheros). En casos extremos, si los datos generados son críticos, se puede optar por programar una copia de seguridad diaria, ejecutandose sistemáticamente al final de la jornada.

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